Ein IT-System wird als mandantenfähig bezeichnet, wenn auf demselben Server oder dem gleichen Software-System mehrere Mandanten, z.B. Kunden bedient werden, ohne dass diese gegenseitig Einblick in die Daten, Benutzerverwaltung etc. haben. Ein IT-System, welches diese Eigenschaft erfüllt, bietet die Möglichkeit der disjunkten, mandantenorientierten Datenhaltung, Präsentation (GUI) und Konfiguration (Customizing). Jeder Kunde kann nur seine Daten sehen und ändern.
Der Mandant (englisch tenant) ist die oberste Ordnungsinstanz in dem IT-System und stellt eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung des Systems.
In mandantenfähigen Systemen wird zwischen mandantenabhängigen und mandantenübergreifenden Daten und Objekten unterschieden:
- Mandantenabhängige Daten und Objekte sind Daten, Datenpräsentationen und Konfigurationen, die für jeden Mandanten individuell geregelt werden. Beispiele dafür sind die einzelnen Kunden sowie deren Kontoinformationen oder das Benutzerverzeichnis.
- Mandantenübergreifende Daten und Objekte dienen der allgemeinen und mandantenunabhängigen Konfiguration des Systems. Beispiele sind Länder, Orte, Währungskurse oder international standardisierte Branchenkataloge.
Die Vorteile von Mandantensystemen sind die zentrale Installation und Wartung, der geringere Speicherbedarf für Daten (da mandantenübergreifende Daten und Objekte nur einmal pro installiertem System und nicht einmal pro Mandant gehalten werden müssen), sowie geringere Lizenzkosten.
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